Canal Éthique

 

INTRODUCTION

ALMETAC est une entreprise qui s'engage à respecter toutes les législations applicables et qui vise à aller progressivement au-delà des minimums requis par la loi. Notre travail est basé sur la responsabilité envers la société, la transparence et le bénéfice mutuel des entreprises, des travailleurs et de tous ceux qui sont impliqués dans les activités que nous réalisons. ALMETAC s'efforce de promouvoir des valeurs telles que : le respect, la communication, la confiance, l'honnêteté et la transparence dans toutes les activités qu'elle réalise et les encourage auprès de toutes les personnes qui composent l'organisation et auprès du reste de ses parties prenantes.

Depuis sa fondation, ALMETAC a défendu et continue de défendre son ferme engagement pour la continuité de son activité à moyen et long terme, comprise comme un moyen de vie pour ses travailleurs et un apport de richesse à son environnement le plus proche et à la société en général, sans que cela soit mis en danger par une réduction des bénéfices à court terme.

 

OBJET

Le présent document a pour objet d'établir une voie de communication pour la réception des demandes, plaintes et/ou allégations relatives à des violations de la législation et/ou des pratiques contraires aux dispositions des principes et valeurs éthiques d'ALMETAC, à tout autre règlement ou politique interne, ainsi qu'à toute situation ou fait qui requiert l'attention de l'organe responsable du respect de ces principes (ci-après le "Canal éthique").

Ce document est établi pour garantir que, dans le cas où une action contraire à la législation et/ou aux règles et politiques internes d'ALMETAC, ainsi que toute conduite irrégulière, serait entreprise, la plainte sera traitée de manière professionnelle et confidentielle, en adoptant les mesures appropriées pour protéger les intérêts d'ALMETAC et assurer le respect effectif de ces règles.

El órgano responsable de la recepción de las citadas consultas y/o denuncias (el “Órgano de Supervisión y Control”), asegurará que todas las consultas, denuncias, o quejas recibidas se analicen de forma independiente y confidencial tramitando para ello el correspondiente expediente. Asimismo, garantizará la confidencialidad de la identidad de la persona que la plantea y del denunciado o denunciados, informando tan sólo a las personas estrictamente necesarias en el proceso.

 

PORTÉE

Tout directeur, gestionnaire ou employé, fournisseur, client ou tout autre groupe d'intérêt d'ALMETAC peut envoyer des demandes de renseignements, des plaintes ou des réclamations par le biais du canal éthique établie.

L'organe chargé de recevoir les demandes et/ou réclamations susmentionnées (l'"Organe de supervision et de contrôle") veillera à ce que toutes les demandes, réclamations ou plaintes reçues soient analysées de manière indépendante et confidentielle en traitant le dossier correspondant. Il garantira également la confidentialité de l'identité de la personne qui fait l'enquête et de l'accusé ou accusés, en n'informant que les personnes strictement nécessaires au processus.                                           

 

ORGANE DE SUPERVISION ET DE CONTRÔLE

L'Organe de Supervision et de Contrôle, par l'intermédiaire du responsable du Canal Éthique, est l'organe auquel toutes les parties ayant un intérêt légitime doivent s'adresser pour signaler tout éventuel manquement à l'éthique, qu'il les affecte personnellement ou qu'il affecte des tiers.

De même, le responsable du Canal éthique peut avoir recours à des conseillers externes qui peuvent collaborer à l'occasion lorsque la résolution interne appropriée de la plainte est compromise.

L'Organe de Supervision et de Contrôle est composé de l'équipe de Direction d'ALMETAC et le responsable du Canal Éthique est le responsable du système de gestion interne.

 

SIGNALER UNE ACTIVITÉ INAPPROPRIÉE

Identification de l'irrégularité

Toute personne qui prend connaissance de l'existence d'un comportement irrégulier, d’une non-conformité ou d’une violation de la législation en vigueur ou des règles et politiques d'ALMETAC, doit le signaler immédiatement.

Le Canal Éthique est le principal moyen par lequel les communications seront faites et acheminées, bien qu'elles puissent également être transmises directement à un supérieur hiérarchique ou à la Direction Générale, qui les transmettra au responsable du Canal Éthique pour leur traitement. 

 

Communication et réception de la communication

Une personne qui prend connaissance d'une irrégularité peut la signaler des façons suivante :

• Personnellement et verbalement devant tout supérieur, qui le recueillera par écrit, avec la signature du plaignant, et le transmettra toujours à la personne responsable du Canal Éthique pour son traitement.
• Par e-mail à l'adresse suivante canaletico@almetac.com, dont le destinataire sera le responsable de ce canal, qui sera chargé d'ouvrir et de traiter le dossier correspondant.

Dans tous les cas, on s'efforcera de rendre la communication aussi descriptive et détaillée que possible, ce qui permettra au destinataire d'identifier plus facilement la conduite potentiellement irrégulière et la ou les personnes ou le ou les départements concernés.

Toutes les communications présentées au Canal Éthique doivent être faites de bonne foi. Les communications ou rapports faux ou malveillants peuvent donner lieu aux sanctions correspondantes, sans préjudice des responsabilités civiles et même pénales qui peuvent découler du droit en vigueur.

 

Exigences minimales de la plainte

Pour qu'elle puisse être considérée comme telle et disposer d'un ensemble minimal d'éléments pour l'enquête ultérieure à mener si nécessaire, la communication de la plainte contiendra, dans la mesure du possible, les informations suivantes :

• Identification, le cas échéant, du plaignant
• Description détaillée de l'événement suspect, consignation :
  • En quoi consiste le comportement potentiellement irrégulier.
  • Les personnes éventuellement impliquées.
  • Les dates approximatives de l'événement.
  • Moyens par lesquels la conduite potentiellement illégale a été réalisée. 
  • Activité(s) concernée(s).
  • Possible impact sur les processus relevants d'ALMETAC.

Le cas échéant, des documents ou des preuves des faits seront fournis.

Nonobstant ce qui précède, aux fins de l'enquête, les plaintes anonymes seront admises. Toutes les demandes ou communications seront traitées de manière confidentielle.

Classification de la plainte

Afin de classer par ordre de priorité les plaintes qui, en raison de leurs caractéristiques, ont un plus grand impact, le responsable du canal qui les reçoit doit les classer selon la catégorisation suivante :

• Priorité I : Communications alléguant un comportement contraire à la législation en vigueur qui peut impliquer ou être lié à la perpétration d'une infraction pénale, ainsi que les autres qui, en raison de leur gravité, peuvent justifier une telle classification.
• Priorité II : Le reste des communications

Les plaintes valides de Priorité I doivent être transmises à la personne responsable du Canal Éthique dans les 3 jours ouvrables suivant la réception du rapport, qui prendra un premier contact avec l'auteur du rapport, si ce n'est de manière anonyme, dans les 7 jours ouvrables suivant la réception, afin d'obtenir des données supplémentaires et d'expliquer les étapes suivantes.

Pour les plaintes valides de Priorité II, la personne responsable du Canal Éthique doit prendre un premier contact avec l'auteur de la communication, s'il n'est pas anonyme, dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la communication.

S'il y a un doute sur la gravité de l'événement signalé, il sera classé comme une plainte de priorité I et sera traité ainsi.

 

Action et recherche

Le responsable du Canal Éthique identifiera avec un code le dossier d'enquête, afin qu'il protège l'identité de celui-ci dans la documentation et les communications qui soient générées.

Si le responsable du Canal Éthique, une fois obtenues toutes les informations pertinentes sur un comportement irrégulier, considère qu'il y a des preuves raisonnables de l'existence d'une action ou d'une omission contraire à la législation en vigueur et/ou à l'éthique d'ALMETAC, engagera une procédure d'enquête. A cette fin, on prendra diverses :

• Désigner une personne chargée de l'enquête (interne ou externe à ALMETAC) pour ouvrir le dossier d'enquête et rédiger le rapport d'enquête.
• Établir les procédures de réalisation de l'enquête qui permettront à la fois la préservation des preuves et le respect des droits des travailleurs. Ces procédures peuvent comprendre des entrevues personnelles avec la source pour recueillir plus d'information ; des entrevues personnelles avec les départements et/ou les personnes impliquées dans la conduite irrégulière signalée ; l'analyse des données ou l'obtention d'information de sources externes ; la demande de témoignage d'expert de professionnels à l'intérieur ou à l'extérieur d'ALMETAC, ou autres.
• Déterminer quel(s) service(s) ou départements(s) doit être informé de l'enquête et à quel niveau de la hiérarchie, selon :
  • Le niveau hiérarchique et le nombre de personnes pouvant être impliquées.
  • La nécessité d'impliquer d'autres départements, afin d'obtenir des données contrastées (informations économiques, accès aux bases de données, données provenant de serveurs ou du courrier électronique,).

Une fois l'enquête terminée, l'instructeur fera une proposition de rapport avec les principales conclusions qui sera envoyée à l'Organe de Supervision et de Contrôle afin qu'il puisse prendre les mesures nécessaires.

La confidentialité de l'enquête et de son contenu, ainsi que la confidentialité des personnes impliquées dans l'enquête, doivent être garanties à tout moment.

Si, à la réception de la communication, le responsable du Canal Éthique considère que les faits signalés ne représentent pas une violation de la législation en vigueur ou des Règles éthiques de l'ALMETAC, il procédera au rejet de la plainte, en en indiquant les raisons, et il déposera le cas et le communiquera à la personne qui l'a signalé, avec les raisons du rejet, et le signalera en temps utile.

Que la plainte soit déposée ou non, le responsable du Canal Éthique informera la partie dénoncée de manière expresse, précise et sans équivoque du contenu de la plainte, des employés et des tiers qui peuvent y avoir accès, ainsi que de leurs droits et obligations, y compris les droits liés à la protection des données personnelles. Dans le cas où la communication de la plainte à la partie dénoncée pourrait de quelque manière que ce soit entraver l'enquête interne, ladite communication pourrait être retardée de trois mois au maximum à compter de la date de la plainte.

 

Conclusions

Le rapport émis par l'instructeur contiendra :

• La communication de la conduite irrégulière reçue,
• les procédures utilisées pour son enquête, 
• les résultats documentés de l'enquête,
• les mesures correctives à prendre, le cas échéant, ainsi que les sanctions disciplinaires qui peuvent être applicables, conformément aux dispositions du système disciplinaire (dans le cas du personnel d'ALMETAC) ou aux conditions établies par contrat (dans le cas du personnel externe),
• les recommandations ou propositions de prévention ou d'amélioration du contrôle, de la supervision, de l'évaluation et de la mise à jour du Modèle d'éthique ou de conduite nécessaires pour éviter sa répétition à l'avenir.

De même, le responsable du Canal Éthique informera le plaignant des mesures prises.

 

PROTECTION DES DÉNONCIATEURS ET DES DÉNONCÉS

L'organe de Supervision et de Contrôle veillera à ce qu'il n'y ait pas de représailles de quelque nature que ce soit contre la ou les personnes qui ont fait des enquêtes, des plaintes ou des allégations de bonne foi. S'il est confirmé que ces personnes ont fait l'objet de représailles, les auteurs de ces actes feront l'objet d'une enquête et, le cas échéant, seront sanctionnés.

De même, l'Organe de Supervision et de Contrôle garantira dans tous les cas la confidentialité maximale dans les processus d'investigation des plaintes reçues, dans le but de protéger l'identité des personnes dénoncées et leur réputation au sein du groupe, en informant uniquement les personnes strictement nécessaires dans le processus.

 

CONSERVATION DES DONNÉES

l'Organe de Supervision et de Contrôle tiendra un registre des informations sur les plaintes reçues, les rapports d'enquête, ainsi que les rapports périodiques et/ou ponctuels publiés.

Les données à caractère personnel obtenues à l'occasion de la réclamation et à la suite de l'enquête interne correspondante sont supprimées du système de réclamation trois mois après leur introduction, sans préjudice du fait qu'elles peuvent être conservées dans d'autres systèmes à l'occasion de l'enquête qui peut en découler. En outre, ils seront conservés comme preuve du fonctionnement du modèle de prévention du délit jusqu'à ce que soient prescrites les actions judiciaires dont pourrait découler l'objet de ladite dénonciation, conformément à l'article 24.4 de la Loi Organique Espagnole 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits digitaux. Dans le cas où la plainte ne soit pas acceptée pour traitement, elle sera gardée anonyme.